あなたのPCでどんな業務を行なっていますか?

タスクマイニング

- Atomic Activity Discovery -
業務のタスクレベルでの活動を事実に基づき可視化

 

タスクマイニングとは、様々な業務に従事するスタッフの個々のPC操作、すなわち、「アプリ起動」「画面立ち上げ」「ファイルオープン」「コピー&ペースト」などの詳細なPC操作ログデータを分析することにより、 "タスク”レベルでの課題・問題点(非効率な業務や、ボトルネック、繰り返し業務等)を発見する分析手法です。

タスクマイニングのメリット

タスクマイニングのメリットは、個々のスタッフのPCで行う各種作業、すなわちタスクに関わる課題・問題点を実際の所要時間や処理件数などのファクトに基づいて指摘できることです。

従来のヒアリングによる業務分析では、作業者本人の主観的、感覚的な情報(このタスクにはだいたい5分くらいかかってますかねぇ…など)しか得ることができず、分析結果の正確性、信頼性は必ずしも高いものではありませんでした。また、ストップウオッチを持った調査員による現場での計測作業は、手間とコストがかかるだけでなく、計測対象の作業者の業務自体に悪影響を与える可能性がありました。

一方、タスクマイニングの場合、各PCにインストールされたセンサー(エージェント)を通じて、自動的に収集されたPC操作ログを分析対象とすることから、ありのままのファクト(事実)に基づく作業の流れを再現できます。したがって、分析結果は極めて正確で信頼性の高いものとなります。しかも、現場の担当者に負担をかけることがありません。

以上、従来の業務分析手法と比較してのタスクマイニングのメリットをまとめると以下の2点となります。

  • 業務の詳細データを収集する手間、コストが大幅に削減可能である
  • ファクトベースのため、正確性、信頼性の高い分析結果を得られる

RPA化の観点:RPA化推進に効果的な分析手法

現在、様々な企業でRPAの導入が進んでおり、すでに本格普及期に入ったと言える状況ですが、本格普及期ならではの悩みを抱える企業が増えています。

例えば、とりあえず導入しやすいタスクからRPA化を行って自動化の効果は検証できたが、そもそも、それはRPA化すべき業務だったのだろうかわからない、またRPAの本格展開に当たっては優先順位をつけて取り組んでいきたいが、RPA化すべき業務はどこなのか、どの業務が最優先でRPA化に取り組むべきかがわからない、といった悩みです。

これは、企業の業務改革担当者の皆さまは、まず企業全体の視点で業務の棚卸を行い、業務プロセスそのものを見直し、その上でRPA化候補の業務を洗い出して優先順位をつけつつ、RPA化に取り組むことが本来のあるべき手順だということに、気付き始めているということです。

そして、RPA化候補の業務を洗い出すためには、「タスク自動化」の前にまず「タスク可視化」を行う必要があります。このニーズに対するソリューションが「タスクマイニング」です。

業務可視化の観点:タスクマイニングとプロセスマイニングの違い

タスクマイニングは、前述したように個々のPC操作ログに基づく、タスクレベルのデータを分析します。具体的には、「エクセルのファイルを立ち上げた」、「セルをコピーした」、「メールを送信した」、など、Officeソフト、メールソフト等の操作データが分析対象です。ちなみに、こうした詳細な操作のことを「アトミック・アクティビティ(原子的活動)」と呼びます。これ以上分割できない最小単位の活動という意味です。

プロセスマイニングが、部門間にまたがるような業務プロセス(受注から入金までの「受注プロセス」、発注から支払いまでの「購買プロセス」など)における問題点を発見する“マクロ”な分析であるのに対し、タスクマイニングは、特定部門の担当者のPCの業務で完結する短い作業の問題点を発見する“ミクロ”な分析である、という違いが明確です。

言い換えると、タスクの集まりが業務プロセスと言えるので、タスクマイニングとプロセスマイニングでは問題発見箇所のレイヤーが異なるわけです。プロセスマイニングは、文字通りプロセス全体を俯瞰し、大まかな問題箇所を特定します。一方、タスクマイニングは、問題があるプロセスの特定箇所をタスクレベルにまで掘り下げて分析を行う、ということになります。