営業補佐部門における契約書作成業務は、ルーチンとはいえ顧客ごとに契約書内容が大きく異なります。特に保険業などにおいては、等級や補償内容、特約などによって全く違う内容の契約書ができあがります。営業補佐は、営業からもらった情報を基に、一つひとつ確認をしながら情報を入力し契約書を作成していきます。一つの契約書を作成するだけであれば、あまり負担は大きくなりませんが、数百件の契約書ともなるとかなりの負担となります。

契約書を間違えてしまうと、自社だけではなく顧客に不利益を与えてしまう恐れがあります。そのようなことは起こってはならないため、契約書ごとにじっくりと精査する必要があるのです。もちろん一人のチェックではなく、ダブルチェック、トリプルチェックになることも少なくないでしょう。

多くの企業では次のような流れで、契約書発行業務が行われています。

• 営業からの依頼内容に沿って営業補佐が契約書を作成
• 作成担当者が内容を精査
• 上長が精査し承認、または差し戻し
• 営業担当者が再度内容について精査
• 顧客に確認をしてもらい契約成立

このように、どうしてもマンパワーに依存した作成となりますので、ミスを起こさないように確認項目が非常に多くなってしまいます。毎月数百件にも上ることもある契約書作成では、確認するだけでも非常に多くの時間がとられてしまうのです。

業務効率としては、非常に悪いと言わざるを得ないでしょう。

RPAを導入することで、契約書発行業務を自動化させて、大きく時間削減をすることができます。

契約書発行に関するルールは、企業によって細かく異なります。そのため、導入時にどのような作業を行わせるのかを覚えさせる必要があります。しかし、一度覚えさせれば、あとはロボットが自分で判断してくれるため、一連の作業のかなりの部分を任せることができるでしょう。

例えば、契約書発行業務において、RPAを導入すると次のような手順で作業が進められます。

• 営業担当者が契約内容のテンプレートを作成
• RPAがテンプレートを読み込み自動で契約書作成
• 営業補佐が内容を確認して営業担当に渡す
• 顧客に確認をしてもらい契約成立

一連の作業をロボットに覚えさせることにより、人が行う作業は、契約内容のテンプレート作成と、作成された契約書の確認だけとなります。毎日一つの契約ごとに多くの入力項目を要していた作業を一気に削減することになります。

自動でデータベースに取り込んで契約書を作成するため、疲労などで生じるヒューマンエラーを排除することも可能です。

ある企業においては、契約書発行業務を自動化することにより、1か月で48時間もの時間をかけていた仕事をわずか30分にまで短縮させることができました。空いた時間で、さらなる経営戦略を練ることができるため、業務効率化や売上向上も期待できるでしょう。