RPAで楽々処理！派遣社員の登録更新や就業管理業務を効率化
ある業務に対するプロフェッショナルを必要としている、もしくは繁忙期の短期間業務の際に人手が欲しいなどの理由で、派遣会社に派遣社員の依頼をしている企業は少なくありません。派遣社員の活用は自社の不足している領域を柔軟にカバーできるため重宝しますが、管理する人事・総務担当者にとっては業務が複雑化する仕組みでもあります。
というのも、通常の正社員管理とは別に、時期や業務に応じて派遣社員の登録や契約更新といった業務が発生します。管理する人数に比例して事務処理などは増えていき、またコンプライアンスの観点からも間違いは許されないこともあり、時間的にも精神的にも負担は大きいと言えるでしょう。
契約更新や日々の就業管理など、バックオフィスは負担増に
そんな人事・総務部などのバックオフィス部門での業務効率改善はどのように行えばいいのでしょうか。
派遣社員は正規社員ではないものの、一人一人、派遣元の派遣会社と契約を結ばなければなりません。社内に入って仕事をしてもらうためには、業務内容や就業場所をはじめ、就業時間、派遣期間、派遣責任者、指揮命令者などを決めて、派遣会社との間で適切な「労働者派遣契約」を締結する必要があります。
新規契約時だけではなく、日々の始業・終業時間や休憩時間の管理などは「派遣先管理台帳」を作成・記載・保管することが労働者派遣法によって定められており、契約更新は一人一人の派遣内容に基づいて管理しなければなりません。
※派遣先の会社が、派遣社員を含めた労働者の人数が5人以下の場合は、義務づけが免除されるなど要件が異なります。
管理内容は単純作業ではあるものの、派遣社員の数に比例して膨大なものとなります。このような単純作業による負担を、ロボット（ソフトウエア）に任せることが可能なことをご存じでしょうか？負担の大きな派遣社員の契約更新・就業管理業務を自動化することができれば、大きな業務効率化が期待できます。ここでは、RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）というロボットによる自動化ツールによって、定型的な派遣社員の管理作業を自動化して、業務をどれくらい効率化できるのかについてご紹介します。
確認項目が多く、手間も多い登録更新や就業管理業務
派遣社員の登録更新や就業管理業務は、新規登録や契約更新、契約中の派遣社員のリストの中からピックアップして、管理情報を一つずつ入力していかなければなりません。
例えば契約更新業務が煩雑となる理由としては、契約期間の締め月（期間単位）がほとんど月末（月ごと）になるため、就業時間の管理などと合わせてすべての事務処理が月末に集中するからです。月末は、他の事務処理も集中する時期のため、担当者は多忙になりやすく大きな負担となるでしょう。また、ミスを発生させないためにも担当者本人だけではなく、同僚や上司などのダブルチェックが必要となるケースが多くなる傾向にあります。
多くの企業では、派遣社員の契約更新業務は次のような流れで行われています。
- 派遣社員リストを見て契約更新対象者を確認する
- 就業条件（派遣契約）に変更部分がないかをチェック
- 変更があれば、変更となる氏名や時間帯、時給などの契約情報を入力する
- 上長が精査して承認、または差し戻し
- 更新完了
このように、派遣社員によって異なる情報を一つずつ手作業で確認する作業となるため、確認項目の数だけ時間をとられることとなります。管理方法は会社によって異なりますが、マンパワーに頼らざるを得ない状況にあると言えるでしょう。
RPAで登録更新や就業管理業務を効率化させよう
RPAを導入することで、派遣社員の契約更新や就業管理業務を自動化し、作業時間を大幅に削減することができます。
契約更新者リストの様式や就業管理業務は会社によって大きく異なるため、RPA導入時に個別で覚えさせる必要があります。ただ、一度RPAに作業を覚えさせれば、次回からはロボットに作業を任せることができるのです。
例えば、派遣社員の登録更新や就業管理業務において、RPAを導入すると次のような手順で作業が進められます。
- データ形式で契約更新・就業条件リストを準備する
※派遣元企業の管理システムからデータを取得することも可能。 - RPAに契約更新・就業条件リストを読み込ませて更新箇所を確認させる
- 更新箇所をRPAが更新する
- 担当者が内容をチェックして完了
このように、一連の作業をロボットに覚えさせれば、担当者は元のデータを準備して自動作業後の結果をチェックするだけとなります。
一つ一つ目視で確認して入力していた作業をする必要がなくなるため、作業時間を大幅に削減することができるでしょう。また、一連の作業が自動化されるため、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくすことができることは大きなメリットです。
実際、ある企業において、RPAを導入することで「派遣社員の管理に関する作業時間を大きく削減することができた」という事例があります。担当部門としては、空いた時間を他の作業に回すことができるので、担当者の負担が軽くなるだけでなく、他の重要な業務の遂行が可能になります。
まとめ
バックオフィス部門では、日々さまざまなルーチン作業に追われています。特に派遣社員の登録更新・就業管理業務は、他の仕事が集中する月末に行われることが多いため、担当者の負担はかなり重くなってしまいます。単純な事務処理とはいえ、法的な義務や労務管理にもかかわる内容なため、おざなりにはできません。
今回ご紹介したようなRPAツールを導入することで、こうした事務処理をロボットに任せることができるため、担当者の負担の大幅な削減を図ることができます。さらに、作業内容の精度向上させ、空いた時間の有効活用の実現にもつながるのです。
