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RPA
2019.2.22

RPAで楽々処理!業務委託の管理業務を効率化

企業における総務部門は、直接利益を出す部門ではないものの、会社の日々の円滑な業務遂行を支援する非常に重要なポジションです。重大な経営判断を担うこともありますが、実際のところは日々の事務処理のルーチン業務に多くの時間を取られてしまっていることが多いでしょう。

さて、総務部門で手を抜けない事務・管理業務の一つが、業務委託契約を結んで社外へ仕事を発注している場合の委託情報の管理業務です。個人・法人を問わず、業務委託契約の内容は案件ごとに異なりますが、委託した業務の成果の確認後、契約終了・更新など円滑な事務処理が求められます。

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契約書や関連部署への確認など幅広い管理業務

そんな業務委託の管理業務において、業務効率を大きく改善させることができるかもしれません。

総務部門における業務委託の管理業務は、非常に煩雑です。委託する業務内容、報酬額、成果物の納品方法や報酬の支払い、機密保持など業務にまつわる契約まわりの書面は、NDA(機密保持契約書)、取引基本契約書(業務委託基本契約書)、注文書、請書など複数あるのが一般的です。案件ごとに各書面を作り直す必要が出てくることもあるでしょう。

総務担当者は、普段の業務に加えて、これら業務委託の管理業務のために、担当部署への業務内容のヒアリングや、場合によっては契約書面の確認作業といった幅広い対応が求められます。その結果、本来行うべき業務時間が圧迫されてしまい、担当部署との情報伝達ミスなどが発生するケースも憂慮されます。

しかし、業務委託の管理業務では、単純で定型化できる業務も存在し、もしルーチン業務を減らすことができれば業務効率の改善が期待できます。ここでは、RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)という、ロボットによる業務自動化ツールによって、業務委託の管理業務がどれくらい効率化できるのかについてご紹介します。

業務委託の情報管理はとても煩雑

総務部門における業務委託の管理業務の中でも、特に契約書まわりの管理業務は煩雑な作業になりがちです。法人への委託の場合は委託先がある程度絞られるため件数が少ないこともありますが、個人事業主へ成果物単位で仕事を依頼している場合には、契約数も多くなる傾向にあります。

円滑な委託や適切な契約管理のためには、各種契約書面をはじめ、委託期間や進捗、契約満了のタイミングでの確認、委託金額の支払い処理などを日々管理して、必要な時にいつでも提示できる状態にしておく必要があります。
また、管理に必要な情報は、業務を委託する担当部署の担当者へヒアリングすることで事足りますが、提供された情報を管理台帳などで管理していく作業が発生します。

業務委託の件数が少なければそれほど手間のかからない作業ですが、多くの業務委託案件を抱えている企業であれば、台帳への記録・更新作業はかなりのものとなるでしょう。

多くの企業では、業務委託の管理業務は次のような流れで行われています。

  • 業務委託の情報を担当部署や担当者から受け取る(場合によってはヒアリング)
  • 業務委託の管理台帳(社内データベース)へ記帳する
  • 作業担当者が記帳内容を確認する
  • 上長が精査し、承認または差し戻し
  • 記帳作業完了
  • 契約終了・契約更新時に必要な情報更新する
  • 業務委託の管理業務のイメージ図

このようにマンパワーに依存した状態では、契約数に応じて多くの工数とチェックが必要となります。契約にかかわることのため、管理台帳への手入力による管理や目視チェックも手が抜けません。

RPAで業務委託の管理業務を効率化させよう

RPAを導入することで、業務委託管理のための事務処理を自動化させて、作業時間を大きく短縮させることができます。

委託案件ごとにそれぞれ管理する項目が異なるため、共通で使えるテンプレートをエクセルや管理システムで作成し、それをもとに自動化する作業をRPAへ覚えさせる必要があります。しかし、一度覚えさせてしまえば、あとは自動で処理をしてくれます。

例えば、契約管理業務において、RPAを導入すると次のような手順で作業が進行していきます。

  • 業務委託の情報を担当部署や担当者が入力する(エクセルなど)
  • 入力された情報を自動で管理台帳(社内データベース)へ転記
  • 作業結果を確認する
  • 契約終了・契約更新時に必要な情報は自動更新
  • 業務委託の管理業務のビフォーアフターイメージ図

RPAツールに自動化する処理内容を覚えさせることにより、総務担当者が行う作業は、元データの記入を促す(または取得する)だけで、あとはRPAツールの処理開始ボタンを押すだけとなります。

また、その後の契約終了・契約更新時の作業もほぼ自動化できるようになります。別途、各種契約書のテンプレートを用意しておいて、契約更新時に自動で必要項目を入れ込んでおけば、契約書面を簡単に出力することも可能になるでしょう。

削減できる工数については、業務委託の件数やどこまで自動化させるのかによっても異なりますが、業務委託に対してかかる事務処理が、最初の情報入力(取得)と自動化後のチェックだけで完了することを考えると、担当者1名分の手間が省けるくらいの大きな業務効率化が期待できるかもしれません。

まとめ

いずれの規模の企業でも、バックオフィス部門である総務部はさまざまなルーチン業務に追われる日々になってしまいがちです。本来であれば、業務環境の改善や経営的な判断のサポートなど、企業の成長のために必要な仕事に時間をかけなければなりません。

今回ご紹介したようなRPAツールを導入することで、その多くの事務作業を自動化させることができます。これによって総務担当者の負担をかなり抑えることが可能です。空いた時間に本来取り組むべき仕事ができるようになるため、業務効率化を実現させることができるでしょう。

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